מאמר זה מפרט תפיסת ניהול תהליכים עסקיים בארגון השואף לסנכרן בין הצרכים העסקיים של הארגון לבין המשאבים הנדרשים למימושו כולל מערכות המחשוב המעורבות.
ניתוח תהליכים עסקיים קיימים ושיפורם מביא במידה רבה לשיפור ביצועים תפעוליים, הפחתה משמעותית בכמות אירועי אי ההתאמות / תקלות וכן תומך בקיצור זמן משמעותי בעבודה מול הלקוח הן בעת תהליך המכירה והן בעת מתן שירות.
ניהול תהליכים עסקיים מוטמע בהדרגה גם בשילוב כלים טכנולוגיים תומכים.
מהות תהליך עסקי:
שילוב של תהליך אוטומטי (תהליך המתבצע באמצעות מערכות ממוחשבות בלבד), תהליך אנושי (תהליך הכולל גם פעילויות לא ממוחשבות, למשל תהליך משכנתא כולל הבאת ערבים, וידוא פרטי הערב באמצעות המשכורת שלו נעשים באופן ידני על ידי פקיד) ותהליך המבוסס על מסמכים (תהליך המבוצע במקביל לזרימה של מסמכים.
מושגי היסוד המהווים בסיס למאמר הנם:
- מפת תהליכים – טבלה המפרטת תהליכים עסקיים בחתכי תחומים עסקיים, אחראי תהליך ומערכות מידע מעורבות
- תהליך עסקי – תהליך עבודה בראיית הלקוח. בחינת סוגיות כמו האם מעורבים בעלי תפקיד, מהן פעילויות ומערכות מידע (באופן כללי?), מה הקשר לתהליך הארגוני מקצה לקצה?
- תהליך ארגוני – תהליך רוחבי מקצה לקצה בארגון.
- תהליך פונקציונלי – מעבר מעולם עסקי לעולם IT ע"י צלילה לפעילות ספציפית בתהליך העסקי למשל "זימון תור" : פעילות בתהליך "ביקור חבר אצל רופא" ומיוצגת ע"י תהליך פונקציונלי גנרי המפרט את הפעילות העסקית בראיית הלקוח
התועלות העיקריות במימוש BPM הנן:
- שיפור נראוּת של התהליכים Visibility
- סנכרון בין תהליכים לבין מערכות המידע המשתתפות בתהליך העסקי
- שיפור הגדרות תפקידים וסמכויות (R&R) – לא תמיד ברור איזה מחלקות ואיזה בעלי תפקידים משתתפים בתהליך
- כאשר מערכת מידע או תהליך מחשובי מוצאים מכלל שימוש, פתאום מתברר שתהליכים מפסיקים לעבוד
- הבלטת התנאים בהם משתנה רצף הפעילויות – לא תמיד ידוע איזה מידע זורם בזרימת התהליך
- שיפור בביצוע שינויים בהיבטים המחשוביים של תהליכים ותרומה ליכולת לשנות תהליכים עסקיים בקצב הנדרש על פי הצרכים העסקיים
- הפחת התלות במומחי תהליך שבהיעדרם לא ניתן לבצע תהליכים עסקיים
- הפחתת הזמן ארוך ותשומות כוח אדם לביצוע שלבים אנושיים של תהליכים עסקיים
- שיפור וייעול התהליך העסקי תוך יצירת שפה אחידה לאורך כל מחזור החיים שלו.
- שילוב חדשנות בתהליך העסקי כשה המביא לקיצור משך התהליך באופן דרמטי.
מימוש BPM בארגון:
נדרשים היערכות טרם תחילת ניהול וניתוח התהליכים:
- קביעת מתודולוגיה למידול תהליכים, תיעוד והבנת תהליכים, תכנון, הכשרת עובדים לתפיסה תהליכית.
- תכנון המאמץ כך שמשכו יהיה קצר ככל הניתן.
- התחלת המימוש מחייבת התמקדות במספר מועט של תהליכים קריטיים
- יש להימנע מטיפול ב "איי" תהליכים ולבנות תפיסה כוללת.
- ההיבט הארגוני הוא המפתח להצלחה וגם הסיבה העיקרית לכישלון. נדרשת בשלות ארגונית.
תוצרים עיקריים:
ניהול תהליכים עסקיים מאפשר ניהול ה- Workflow של התהליך כמו גם את ה- Attributes הרלוונטיים לשלבי התהליך כמו מי מבצע ? מה מבוצע? ומהם תוצרים השלב בתהליך.
