על "ארגון" ו"טכנולוגיה" והקשר ביניהם

מאמר זה מנסה להתמודד עם שאלה המציקה לרבים מהמנהלים בארגונים ובהם מנהלי מערכות המידע (CIO's) – "הידורו חדשנות ויצירתיות טכנולוגית וסדר פנימי יחדיו בארגון" ?

המאמר, ראשון בסדרה של מאמרים, קושר עולמות תוכן הקשורים לפסיכולוגיה ארגונית ולטכנולוגיות מידע (IT) וכבר בתחילתו צצים מונחים שאינם שגורים. לכן, לפני דיון בשאלת המאמר ראוי לברר מונחים והגדרות אלו.

ארגון (לצורך הדיון במאמר זה) הנו גוף מכוון מטרה ומשימה מרכזית ועוסק בתכנון, פיתוח, הפצה ותחזוקה של מוצריו או שירותיו. 

משימה מרכזית של ארגון מוגדרת כדבר האחד שארגון צריך לעשות כדי להתקיים.

גוף IT ארגוני הנו יחידה פנים ארגונית האחראית על ייזום, תכנון, בצוע והפצת פתרונות בתחום טכנולוגיות מידע, בהתאם לצרכים אסטרטגיים, ניהוליים ותפעוליים של הארגון ולקוחותיו. 

גוף IT מצליח הנו כזה המצליח לשלב בין שמירה על מערך המידע הקיים בארגון לשביעות רצון כלל הגורמים העסקיים והלקוחות ובין מענה לצרכים חדשים של הארגון.

גוף IT מצטיין הנו כזה העונה לאתגרים טכנולוגיים מורכבים, בתנאי תחרות ואף מלחמת הישרדות תוך הפגנת גמישות, חדשנות, תעוזה ומקוריות.

חדשנות טכנולוגית בארגון קשורה ביצירת ערך מוסף באמצעות פתרונות טכנולוגיים חדשים לצרכים חדשים. חדשנות כזו נתבעת מהארגון במסגרת תנאי התחרות בה הוא נמצא ומגוף ה- IT בארגון כספק פנימי של תוצרים. 

סדר פנימי בארגון הנו מונח המתייחס לכלל התהליכים העסקיים, תהליכי הפיתוח, נהלים, הוראות עבודה, ניהול התשתיות התמיכה והשירות. סדר פנימי נתבע מהארגון ומגוף ה- IT שלו מרגולטורים שונים.

בהקשר זה יש להתייחס לתפיסת ממשל טכנולוגיות מידע (IT Governance) המכוונת לאחריות של שכבות הניהול השונות בארגון, החל מרמת הדירקטוריון ועד לרמת הניהול, על קביעת מדיניות ואסטרטגיה לארגון, ניהול תקין, ניהול סיכונים, הבטחת ציות וביצוע בקרה ופיקוח שוטפים.

ובכן, נשאלת השאלה, הידורו חדשנות טכנולוגית וסדר פנימי יחדיו בארגון בכלל ובגוף IT בפרט?

ברמת ארגון הסוגיה הנה רחבה ומן הדין לחקור אותה במאמר נפרד.

במאמר זה נתמקד בגוף ה- IT בארגון.  

תיאור הקונפליקט:

מחד, גוף IT נדרש להוות זרוע מקצועית של ארגון תחרותי בעל יכולות פיתוח של מערכות ותשתיות מתקדמות ולצד זאת בעל יכולת לתמוך במערך המחשוב הקיים בארגון. גוף IT מצליח מיישם ערכים כגון יצירתיות, חדשנות, גמישות ו"ניהול רזה". "מרווחי הנשימה" המוקצים למו"פ וגיבוש תכנית אב למחשוב מתקצרים לנוכח הדינאמיות של שוק ה- IT.

מאידך, במקביל לחדשנות ותעוזה מקצועית חובת הארגון ובכללו גוף ה- IT לפקח ולבקר אחר עבודתו השוטפת ולתת מענה לדרישות רגולציה בהקשר משילות וסיכונים. לשם כך נדרשים מנגנונים ותהליכים העלולים להיתפס כ"בירוקרטיה" מיותרת, מייגעים ואפילו "מוציאים את הרוח מהמפרשים".

בראייה ארגונית מדובר בשני רבדים זה המרומז (Implicate layer) – מקצוענות, יצירתיות וכן הלאה וזה המפורש (Explicate layer) – ידע, תהליכים, נהלים, כלים תומכים וכן הלאה.

ברור שעלול להיווצר קונפליקט בין שני הרבדים ובתוך כך בין "היצר" לפתח ולחדש לבין "הצורך" בשימור, בקרה ופיקוח.

אין להמעיט בערכו של אף אחד מהרבדים שכן הם אלו שמלווים את הגורמים ביצועיים והגורמים המנהלים בגוף ה- IT. מניסיונו של המחבר ניתן אף לומר כי חלק משמעותי מתחושת השייכות של העובדים לארגון קשורה ברמת הטכנולוגיה אותה הוא מפעיל.

הקונפליקט מתבטא בסביבת המפתח, בודק התוכנה, נציג התשתיות, ועוד גורמים רבים.

על מנת לפתור את הקונפליקט ולו חלקית מציע מאמר זה דרך חשיבה קצת שונה מצד מובילי הארגון.

יש לזכור כי גוף IT נועד בראש ובראשונה לתת מענה לצרכים האסטרטגיים והתפעוליים של הארגון ולקוחותיו. הרובד המרומז המיוחס לגוף ה- IT נועד בעצם על מנת לאפשר, לדרבן ולהעצים.  

דרך החשיבה המומלצת במאמר זה דוגלת באיזון בין הרובד המרומז לזה המפורש ובריסונם.

כפי שיש לארגון משימה מרכזית כך גם ראוי שתהיה משימה מרכזית לגוף ה- IT. 

חשוב שמשימה מרכזית זו תהיה נגזרת מהמשימה המרכזית של כלל הארגון. ככל שתהיה עקיבות בין המשימות כך נבטיח איזון וריסון בפעילות גוף ה- IT לאורך זמן.

לאחר מבוא ארוך לעולם "הטכנולוגיה הארגונית" אולי זה המקום להגדיר כמה אתגרים רלוונטיים בסיסיים:

  • הקפדה על הכנה ועדכון של תכנית אסטרטגית למחשוב רב שנתית. במסגרת זו פריסה רחבה ככל האפשר של השקעות בטכנולוגיות חדשות. יש לזכור כי במקביל לפיתוי לחדש ולהוביל טכנולוגית ישנם סיכונים לא מעטים באימוץ מהיר מידי של טכנולוגיות אלו.
  • במסגרת תכניות עבודה שנתיות בהן מוגדר פורטפוליו הפרויקטים יש להקפיד על מיקוד עשייה ארגונית בהתאם לצרכים. אין ליצור מספר רב של פרויקטים.
  • גיבוש מתודולוגיות עבודה המבוססות על  Best practices מחד אך לא בהכרח נצמדות רק לתפיסה אחת. ניתן לשלב את המיטב בראיית גוף ה- IT מכמה תפיסות / מתודולוגיות.
  • התמודדות עם דרישות רגולטוריות ברמה מערכתית. חשוב להבין היטב את הדרישות של רגולציות רלוונטיות ולנסות "לכנס" בקרות משותפות. יש לזכור כי עבודה ע"פ דרישות רגולציה יכולה להתקבל בברכה ואף להיות מוערכת ע"י עובדי IT ברמות שונות כל עוד "ההפרעה" למשימות פיתוח הינה מינימאלית.

פיתוח מנגנונים "בולמים ומאזנים" עידוד קידמה, חדשנות ויצירתיות, הבנה מעמיקה של דרישות רגולציה, בחינה, ניתוח והגדרה של השלכות, מיפוי תהליכים ובקרות נדרשים והטמעתם, הימנעות מאימוץ תפיסה או תקן כמכלול, כינוס תהליכי בקרה / Audit ככל הניתן, עידוד "קיצורי דרך" במידת הצורך, שכלול תהליכי בקרה ו –Audit חיצוניים

  • לבסוף חשוב לפתח את "אומנות" ההידברות בין גוף ה- IT לבין סביבתו – הנהלה בכירה, לקוחות פנים ארגוניים, ספקים ורגולטורים.

המחבר מאמין כי לאחר הפנמת התכנים של מאמר זה ניתן יהיה להמשיך ולהכיר את עולם הטכנולוגיה הארגונית ומשמעויות שונות.

נשמע מעניין? הירשמו לקבלת תכנים נוספים

או שתפו לחבריכם ברשתות החברתיות:

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

פוסטים נוספים שעשויים לעניין אותך: